Utilisation de Microsoft Excel pour gérer des listes de diffusion

Avez-vous gérer activement client ou listes de diffusion? Si c'est le cas, votre principale préoccupation est le maintien de données d'adresses précises. Adresses erronées ou incomplètes ne seront finalement vous coûter du temps et de l'argent. Pour faire face à ce dont vous avez besoin du logiciel qui peut rapidement et facilement importer des données d'adresse par code postal et trouver les entrées non valides. Il devrait fournir la bonne orthographe de ville et l'État, et remplissez les entrées manquantes ainsi. Si le logiciel a aussi la capacité d'analyser les données d'adresse et d'identifier les principaux clients, il peut être un outil clé dans la planification et la réalisation de vos campagnes de marketing.

De nombreux commerçants conserver les informations client dans un tableur tel que Microsoft Excel. Excel est une excellente application pour stocker des listes d'adresses, avec des fonctionnalités qui permettent l'importation et l'exportation de données dans presque tous les formats imaginables. Qu'est-ce qui manque, c'est un moyen facile de puiser dans une source d'informations d'adresse avec la possibilité de valider et d'analyser les données.

Tout d'abord vous devez avoir accès à une base de données actuelle de codes postaux, ainsi que la possibilité de mettre à jour facilement. La plupart des fournisseurs de données code postal suffit de fournir les données de base sous la forme d'une base de données Microsoft Access, un fichier texte ou tableur Microsoft Excel. Vous pouvez certainement importer ces données dans Excel ou couper et coller dans votre liste de diffusion, qui peut être un processus très long.

Une approche beaucoup plus facile est d'utiliser un fichier Excel "add-in" qui prend en charge les fonctions personnalisées "" pour relier la base de données le code postal. «Compléments» exécuté dans le cadre d'Excel il n'y a donc aucun logiciel supplémentaire à charger. "Les fonctions personnalisées", appelés aussi fonctions définies par l'utilisateur (UDF), effectuer des calculs complexes ou de tâches (telles que les données d'importation). Ils sont utilisés dans les formules des cellules tout comme la fonction Excel SOMME, MOYENNE standard, RECHERCHE, etc

Par exemple, des fonctions personnalisées peuvent prendre une longue liste de codes postaux dans Excel et retourne automatiquement ville, état et d'autres informations démographiques à partir d'une base de données. Cette capacité peut être utilisée pour vérifier rapidement l'exactitude des adresses. Une erreur courante dans les listes d'adresses ou de diffusion est une ville mal orthographié ou incompatibles ou d'état pour un code postal donné. Dans ce cas, vous pouvez utiliser des fonctions personnalisées à importer les noms corrects de la ville et de l'Etat directement dans Excel. Ensuite, ajoutez formules de feuille simple pour vérifier les écarts entre les données fournies et importés, et signaler toutes les erreurs qui se produisent. Si votre liste contient les codes postaux manquants, vous pouvez également utiliser une fonction inverse zip code personnalisé pour retourner le code postal d'une ville donnée et de l'Etat.

Un autre problème commun est que les zéros peuvent être supprimés lorsque les codes postaux sont entrés dans Excel. Ceci peut être évité en changeant le formatage des cellules de texte avant les données sont importées. Mais si vous avez déjà créé votre liste, il suffit d'utiliser une fonction personnalisée pour retourner automatiquement valable 5 codes postaux chiffres de la base de données, avec tous les zéros intactes.

Les fonctions personnalisées sont idéales pour le traitement des longues listes d'adresses. Il n'est pas nécessaire d'entrer dans une nouvelle formule manuellement pour chaque élément dans votre liste. Il suffit d'entrer une formule unique qui inclut la fonction personnalisée et une référence au code postal premier. Ensuite, copiez cette formule vers le bas de votre liste entière - résultats pour des milliers d'adresses peuvent être retournés en quelques secondes. C'est un énorme avantage sur le transfert de données une par une à partir du site Web de Postes Office ou tout autre logiciel code postal.

Les fonctions personnalisées peuvent fournir de nombreux types de renseignements. Ils peuvent être utilisés pour calculer les distances entre les codes postaux ou les codes postaux dans un rayon donné. Même les principales informations démographiques telles que le revenu des valeurs, de la population ou de la maison peut être fourni par le biais des fonctions personnalisées. Ces données permettent aux marketeurs de mieux identifier et cibler les clients les plus susceptibles d'acheter leur produit ou service.

De vérifier l'exactitude des listes de diffusion pour tirer le meilleur parti de vos efforts de marketing, Excel des fonctions personnalisées peuvent être des outils utiles lorsque vous avez besoin code postal basée sur l'information.